采購之我見
日期：2015-03-25 閱讀數(shù)：
采購之我見
(市場部 鄭穎)
摘要：本文通過對采購工作的感受展開討論，旨在探討如何做好采購工作。
關(guān)鍵詞：采購 價(jià)格 貨期 質(zhì)量 庫存
前言：
物資采購是企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)得以持續(xù)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，既要建立基本材料安全庫存，又要盡量控制庫存數(shù)量，避免資金浪費(fèi)。屈指算來，本人做采購工作也有二年半了。如何做好采購工作呢？下面就自己的心得體會(huì)來說一說。
一、采購職責(zé)
1、首要任務(wù)是保證公司所需產(chǎn)品與服務(wù)的正常供應(yīng)，以支持公司經(jīng)營活動(dòng)的順利運(yùn)作；
2、不斷改進(jìn)采購過程及供應(yīng)商管理過程，以提高貨物質(zhì)量；
3、控制、減少所有與采購相關(guān)的成本，包括直接采購成本和間接采購成本；
4、確認(rèn)各種物資合理的最低庫存量，既能保證生產(chǎn)，又使庫存資金占用最小化；
5、管理、控制好與采購相關(guān)的文件及信息。
二、采購流程
采購工作是服務(wù)于生產(chǎn)的，它的任務(wù)就是以最低的采購成本提供滿足質(zhì)量、數(shù)量、交貨期三大條件的原材料和輔助材料。
1、買什么，買多少：原材料采購要自己隨時(shí)關(guān)注庫存情況。制定采購計(jì)劃，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。
2、何時(shí)買，以什么頻率買：掌握公司生產(chǎn)能力以及各種物資的供貨周期，確認(rèn)各種物資合理的最低庫存量，既能保證生產(chǎn)，又使庫存資金占用最小化。
3、向誰買：從價(jià)格、質(zhì)量、保障能力、交貨期等幾個(gè)方面考察，選擇出合適的供應(yīng)商。
4、以什么價(jià)格買：通過比價(jià)等方式來確認(rèn)合理的采購價(jià)格。
三、采購人員的職責(zé)：
1、確保材料采購供應(yīng)：隨時(shí)了解產(chǎn)品銷售狀況，關(guān)注庫存，為采購供應(yīng)做準(zhǔn)備。
2、擬定材料采購計(jì)劃：按期制定材料采購計(jì)劃，包括價(jià)格、數(shù)量、供應(yīng)商的選擇等。
3、具體采購：議價(jià)、談判、與供貨商協(xié)商條件、簽訂采購合同等。
4、業(yè)務(wù)管理：供應(yīng)商往來帳務(wù)管理、交檢、入庫、處理不合格品、盤點(diǎn)等。
5、供應(yīng)商檔案管理。
四、采購的工作心得。
1、收集產(chǎn)品信息。
開始時(shí)不熟悉要采購的產(chǎn)品是什么樣子，怎么辦？首先去了解產(chǎn)品的外觀、構(gòu)成，找到熟悉這種產(chǎn)品的人，虛心求教。學(xué)會(huì)核價(jià)，不管采購哪一種物料，在采購前應(yīng)熟悉它的價(jià)格組成，了解供應(yīng)商所生產(chǎn)成品的原料價(jià)格，具有基礎(chǔ)的材料和工藝知識，基本工藝流程，常見質(zhì)量問題，平時(shí)多了解各種材料的價(jià)格水平，為自己的準(zhǔn)確核價(jià)打下基礎(chǔ)。這樣與供應(yīng)商談判時(shí)，才能做到底氣十足。
2、注重對采購資訊的管理。
采購的信息，包括網(wǎng)絡(luò)、報(bào)刊、雜志等總結(jié)收集的資訊。平時(shí)采購的合同、客戶聯(lián)系方式、價(jià)格、帳務(wù)往來、開票、到貨時(shí)間、入庫等資料明朗受控。
3、對采購工作有記錄，經(jīng)?？偨Y(jié)匯報(bào)和分析。
采購工作不僅僅是只應(yīng)付了生產(chǎn)所用就行了，關(guān)鍵是時(shí)刻對自己的業(yè)務(wù)要有分析、匯總，從中尋求經(jīng)驗(yàn)和創(chuàng)新。工作有記錄會(huì)很繁雜而且令人不適，但是公司管理者可以從這些記錄、分析匯報(bào)中去核實(shí)這些采購信息是否準(zhǔn)確，是否有效。這不是形式，這也是檢測和監(jiān)督采購工作的一種方式。
4、按產(chǎn)品重要級別對供應(yīng)商進(jìn)行評估，歸檔分類。
一般選擇供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)主要有：產(chǎn)品質(zhì)量合格、價(jià)格合理、交貨及時(shí)、整體服務(wù)水平好、供應(yīng)商信用優(yōu)良。
每一個(gè)供應(yīng)商檔案應(yīng)經(jīng)嚴(yán)格的審核才能歸檔。建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度。重點(diǎn)材料的供應(yīng)商必須經(jīng)工程、質(zhì)檢、生產(chǎn)等部門聯(lián)合審查后才能進(jìn)入，如有可能要實(shí)地到供應(yīng)商生產(chǎn)地考查。制定嚴(yán)格的考核程序和指標(biāo)，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)者才能成為歸檔供應(yīng)商。
例如：企業(yè)總體情況：企業(yè)規(guī)模和整體實(shí)力如何？企業(yè)整體人員素質(zhì)如何？技術(shù)人員和中高層管理人員的情況如何？內(nèi)部管理水平如何？企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況和同行業(yè)中的商業(yè)信譽(yù)如何？
生產(chǎn)成本評估標(biāo)準(zhǔn)：A原材料成本：原材料購入渠道較短和較直接；B內(nèi)部生產(chǎn)成本：在保證品質(zhì)和精度的情況下，盡量應(yīng)用低廉的生產(chǎn)設(shè)備；輔助物料成本較低；C管理人員架構(gòu)較精簡；D物流條件較好，地理位置優(yōu)越，有助于降低運(yùn)輸成本。
5、物料供應(yīng)商要有足夠的備用和替換的商家。
供應(yīng)商的培養(yǎng)是要花時(shí)間和精力的，由于產(chǎn)品結(jié)構(gòu)變動(dòng)，老供應(yīng)商的更新跟不上我們的需求，無法完成采購訂單，質(zhì)量無法保障，我們在倉促之中也很難得找到好的商家進(jìn)來。所以需要給物料多備一兩個(gè)可用的商家。
如果現(xiàn)有的供應(yīng)商不能適應(yīng)公司的需求，需要更新供應(yīng)商。就要全面考察現(xiàn)有的供應(yīng)商的質(zhì)量、價(jià)格、貨期、售后服務(wù)，公司不滿意的是哪些方面？換了會(huì)給公司帶來什么好處？怎么換？新的供應(yīng)商和舊的供應(yīng)商比有什么優(yōu)點(diǎn)？什么缺點(diǎn)？特別是長期供應(yīng)的老供應(yīng)商，不能夠一下全部斷掉。如果一定要換，就須循序漸進(jìn)。
6、不同產(chǎn)品有不同的采購方法。
日常零星用品的采購占很大比重，選取出合格定點(diǎn)供應(yīng)商，并采取一定的措施來保證價(jià)格和質(zhì)量，不僅能實(shí)現(xiàn)隨需隨購、送貨上門和服務(wù)上門，還可以減少頻繁的資金支付給市場部和財(cái)務(wù)部帶來的麻煩，實(shí)現(xiàn)集中支付。
專用物資采購。采購價(jià)格的高低要在質(zhì)量前提保證去談。因此只有規(guī)范了質(zhì)量技術(shù)要求后才能去尋找圈內(nèi)的供應(yīng)商，做到性價(jià)服務(wù)三比。選擇幾家合格供應(yīng)商，通過長期合作、比價(jià)等方式，簽訂采購合同。貨款的支付區(qū)別對待。對于關(guān)系較穩(wěn)定的供貨商，盡量與對方協(xié)商貨到、發(fā)票到后延遲一段時(shí)間后付款，降低公司資金壓力。對于需款到發(fā)貨的供應(yīng)商，等對方把貨備好可以發(fā)貨時(shí)再通知我公司付款。對于想要漲價(jià)的供應(yīng)商，就多方尋找賣家，貨比三家，從中選優(yōu)，跟對方說明我公司銷售在增加，你薄利多銷也是一樣的，把對方的競爭對手抬出來進(jìn)行心理戰(zhàn)，壓迫對方降價(jià)。
7、采購日常工作。
剛來公司時(shí)初次接觸采購工作。從何開始呢？我首先是通過庫存盤點(diǎn)學(xué)習(xí)熟悉產(chǎn)品；接著是了解當(dāng)前的市場情況，看以前的合同制定情況，并跟一直合作的供應(yīng)商接觸；做好了準(zhǔn)備工作，就找各個(gè)供貨廠，了解各廠的質(zhì)量和價(jià)格，合適的廠家就跟他們談合同；平時(shí)跟質(zhì)安部的人聯(lián)系，了解供應(yīng)商供應(yīng)的產(chǎn)品質(zhì)量是否合格穩(wěn)定，還要和庫管了解庫存情況，常跟生產(chǎn)部聯(lián)系生產(chǎn)需求的產(chǎn)品質(zhì)量有沒有新的變化。跟各供應(yīng)商建立良好關(guān)系，及時(shí)溝通產(chǎn)品的質(zhì)量、數(shù)量情況；和其他部門同事的信息溝通；隨時(shí)了解每個(gè)采購合同的完成情況；了解市場價(jià)格，及時(shí)調(diào)整價(jià)格，從新與供應(yīng)商簽訂新的合同；選定好的供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系，同時(shí)擴(kuò)大供應(yīng)商群，讓公司有更多的選擇和降低采購成本等等。
五、提高集中采購效率的對策思考。
1、嚴(yán)把采購計(jì)劃關(guān)。首先市場部制定《物資需求采購計(jì)劃》單發(fā)給相關(guān)需求部門。各部門根據(jù)需要提出物資需求采購計(jì)劃，填寫《物資需求采購計(jì)劃》單報(bào)市場部，填寫完整表中品名、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)指標(biāo)、交貨期限等必要信息。其次制定上交采購計(jì)劃的截止日期，一般為每周三上交。若是需求單位不按要求制定采購計(jì)劃或采購信息不明確，則采購計(jì)劃予以退回。最后對采購計(jì)劃按交貨期限進(jìn)行匯總，本著先急后緩、先重后輕的原則實(shí)施采購。
2、廣泛了解貨源，對日常用品實(shí)施定點(diǎn)采購。借助信息網(wǎng)絡(luò)或?qū)嵉乜疾?，廣泛了解貨源，并熟練掌握市場行情的變化情況，以做到快速反應(yīng)；同時(shí)，對日常用品實(shí)行定點(diǎn)采購，對每類物資選定幾家供應(yīng)商，并對定點(diǎn)供應(yīng)商提供產(chǎn)品的價(jià)格和質(zhì)量進(jìn)行經(jīng)常性關(guān)注，必要時(shí)要通過考察進(jìn)行更換。對于有定點(diǎn)的物資的采購，達(dá)到足不出戶就能拿到所需物資，實(shí)現(xiàn)隨需隨購，有應(yīng)急保障的能力。
3、通過不斷學(xué)習(xí)，采購、盤點(diǎn)等，讓我意識到，雖然以前采購的工作能夠及時(shí)保質(zhì)的完成，但是都是根據(jù)采購計(jì)劃進(jìn)行的，是一種被動(dòng)的采購。今后要發(fā)揮主觀能動(dòng)性，真正做到“購是所需”，那就要做好庫存管理，也就是說應(yīng)該有上下報(bào)警線，物資庫存在一個(gè)界限范圍內(nèi)，不能過多，不能過少。平時(shí)主動(dòng)的去了解計(jì)劃采購的物資庫存情況怎樣，是不是需要買。這樣既為公司節(jié)約了資金，又減少庫存積壓問題。
后記：
2008年前半年各種原材料的持續(xù)上漲，下半年的全球化經(jīng)濟(jì)危機(jī)，也給我們的采購工作帶來了更多的壓力，要求我們多思考如何進(jìn)一步節(jié)約公司資金降低采購成本。采購不是簡單的買東西，還有很多其他要做的事，除了不怕苦不怕累之外，還要有廉潔的品質(zhì)、“吝嗇”的心，為公司爭取到最大的利益，時(shí)刻把公司當(dāng)作自己的，時(shí)刻從公司出發(fā)，發(fā)現(xiàn)問題，為公司節(jié)約成本。
當(dāng)然，在過去的一年里，感謝公司所有領(lǐng)導(dǎo)和同事，我有今天的進(jìn)步離不開大家的幫助和支持。總之，2009年我會(huì)以一顆感恩的心，不斷學(xué)習(xí)，努力工作。我有信心，相信在新的一年里，我會(huì)有更加出色的工作表現(xiàn)。
